Project & Portfolio Management консалтинг
Управління проектами - як окремими, так і зв'язаними (програмами), а також сукупністю проектів (портфелем) - сьогодні є однією з ключових компетенцій бізнес-менеджменту поряд з такими його складовими, як управління фінансами, управління ланцюгами поставок, управління персоналом тощо. Адже саме за допомогою реалізації проектів компанії будь-яких розмірів та профілів діяльності перетворюють свої цілі на реальність.
Зростаючий інтерес до дисципліни управління проектами (програмами, портфелем) викликаний ще й тим, що вміння та можливість компанії швидко і за встановлених обмежень переходити від ідей (цілей) до їхньої реалізації є однією з ключових конкурентних переваг у сучасному світі і часто визначає не тільки комерційний успіх підприємства, але і його здатність до виживання. Наразі конкурентна перевага - це вже не тільки найсучасніші засоби виробництва, якісні товари або налагоджений ланцюг поставок, але й володіння сучасними технологіями управління реалізацією проектів, тобто механізмами зміни ключових показників своєї діяльності.
Така система є життєво необхідною не лише проектно-орієнтованим компаніям, але й "звичайним" (функціональним) організаціям, бізнес яких не має прямого відношення до реалізації проектів.
Система управління проектами - це сукупність процедур, підходів та інструментів, які дають змогу успішно реалізовувати проекти, а саме:
- методологія та підходи до якісного відбору проектів, які будуть реалізовуватися;
- методологія (стандарти) управління проектами, програмами та портфелем;
- процедури реалізації проектів, пов'язані з іншими процедурами діяльності організації;
- структура, необхідна і достатня для реалізації проектів;
- фінансові моделі, які дають змогу вести облік фактичних затрат і доходів (якщо це важливо для конкретної компанії) по проектах і програмах, а також прогнозувати фінансові показники;
- IT-інфраструктура, необхідна для здійснення всієї проектної діяльності (ініціація, планування, реалізація, контроль і закриття проектів);
- персонал, підготовлений до управління проектами і програмами.
Якісний відбір проектів (ініціація)
Щоб вибрати й оцінити проекти, життєво необхідні компанії для досягнення її цілей, а також уникнути витрат часу і ресурсів на проекти, які жодним чином не пов'язані з поставленими цілями, потрібна система, що дозволяє якісно відбирати проекти. Завдяки кваліфікованому відбору проектів компанія отримає можливість не тільки економити ресурси та час, але й прив'язувати ключові показники своїх цілей (бізнес-драйвери) до кожного проекту, щоб відслідковувати його реалізацію у відповідності з бізнес-показниками.
Планування проектів
Якісне планування проектів є другим після ініціації ключовим фактором, що сприяє успішній реалізації проекту - треба спочатку оцінити обсяг робіт, який потрібно виконати, а також кількість часу і грошей, які для цього знадобляться. Як і що ми плануємо? На основі яких даних? "Зверху вниз", "знизу вверх", параметрично чи аналогічно? Неправильно спланований проект найчастіше приречений на невдачу, оскільки в ньому із самого початку закладені некоректні задачі (терміни, кошти). Слід також розуміти, що планування - це постійний процес, який здійснюється протягом всього проекту. Ми вимушені весь час планувати і переплановувати завдання, людські, фінансові і матеріальні ресурси, ризики, стосунки з субпідрядниками, зміни, шляхи обміну інформацією тощо. Все це потребує системного підходу.
Реалізація проектів
Процес реалізації проектів включає в себе не тільки виконання робіт - як запланованих, так і тих, які з'явилися внаслідок внесення змін, - але й налагодження взаємодії ресурсів, що використовуються для виконання цих робіт, і людей, які приймають рішення. Це обробка великої кількості інформації, підготовка звітів, організація зустрічей, розв'язання конфліктів, проведення нарад, робота з контрактами тощо. Таким чином, стає очевидною необхідність процедур, правил, інфраструктури, які забезпечать виконання усіх цих задач. Дані про реалізацію проектних робіт, відхилення, проблеми, проектні документи потрібні вже зараз!
Контроль за реалізацією проектів
Контроль за відповідністю фактичних показників проектів і програм запланованим є невід'ємною частиною системи управління проектами. Він здійснюється на різних рівнях і на основі різних даних: на рівні керівника проектів (для великих проектів може включати в себе рівень лідерів робочих груп), на рівні керівників підрозділів (замовників проектів або постачальників ресурсів) і, зрештою, на рівні власників портфелів (вищого керівництва).
Закриття проектів
Процеси закриття проектів включають в себе процедури прийняття проектних робіт, архівування даних, оцінки досягнутих результатів, підбиття підсумків та аналізу помилок. Ці процеси, кожен з яких реалізується в свій момент часу, але у зв'язці з іншими процесами, необхідні не лише для того, щоб впевнитися у завершенні проекту, але й для підготовки до наступних проектів.
Розвиток бізнесу та масштабування компанії
PPM-система (Project Portfolio Management System) дозволяє значно підвищити ефективність роботи компанії, зокрема продуктивність персоналу, який працює на проектах, а також оптимізувати використання виробничих засобів. Тому для компаній, які планують рости й розвивати свій бізнес, PPM є ключовим інструментом, за допомогою якого вони зможуть реалізувати свій потенціал.
Що пропонує Innoware
Послуги PPM-консалтингу, які надає компанія Innoware:
- аналіз бізнес-потреб замовника;
- підбір елементів системи управління проектами (PPM) у відповідності з потребами та можливостями замовника, а також стратегічними цілями, які стоять перед компанією;
- організація проектного середовища та реалізація проекту із впровадження системи управління у відповідності із заданими потребами і пріоритетами;
- навчання персоналу компанії роботі з системою;
- навчання виділених працівників компанії методології управління проектами, програмами і портфелем;
- консалтинг щодо побудови системи обліку затрат і доходів від проектів;
- підбір оптимальної структури організації проектної діяльності (елементи проектного офісу);
- впровадження IT-інфраструктури, яка може включати в себе Microsoft® Office Project Server & Microsoft® Office Project Professional 2007, Microsoft® Office Project Portfolio
Server 2007, 2007 Microsoft® Office System; - післяпроектну підтримку для забезпечення стабільної безперебійної роботи системи (що надзвичайно важливо для нормального функціонування підприємства), а також її актуальності, тобто відповідності змінам у законодавстві і поточним потребам компанії.
Проект впровадження системи управління проектами - такий самий інвестиційний проект, як, наприклад, розширення виробничих потужностей. Витрати на нього з часом приносять значні дивіденди.
